Di antara kamu pasti ada yang sudah familiar dengan Project Management, kan? Project management sendiri bisa diartikan sebagai proses perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang digunakan perusahaan dalam menyelesaikan sebuah proyek kerja. Nah, dalam pelaksanaan proyek kerja tersebut tentunya tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja. Dalam pelaksanaan proyek kerja biasanya terdiri dari Project Manager sebagai pemimpin proyek dan satu atau beberapa tim yang bertugas untuk melaksanakan proyek tersebut.
Tapi ternyata ada satu pihak lagi lho yang tidak bisa kita acuhkan ketika berbicara soal pelaksanaan proyek kerja. Dialah Admin Project.
👉 Baca Juga: Mengenal project manager: tanggung jawab, skill, dan prospek kerjanya
Admin Project biasanya akan bekerja dan berkolaborasi secara langsung dengan Project Manager selama pelaksanaan proyek. Admin Project bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pekerjaan proyek berjalan dengan efisien, sesuai target dan deadline, sekaligus mengatur beragam pekerjaan administratif lain yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek kerja tersebut.
Untuk membantumu memahami lebih dalam tentang profesi Admin Project, artikel kali ini bakal membahas tentang definisi Admin Project, tugas yang Admin Project miliki, kualifikasi dan skill yang harus kamu miliki ketika tertarik berkarir sebagai Admin Project, dan kisaran gaji yang didapatkan seorang Admin Project.
Yuk, simak sampai selesai!
Admin Project adalah professional yang membantu Project Manager dan tim selama pelaksanaan proyek kerja sekaligus memastikan bahwa pengerjaan proyek setiap harinya berjalan dengan efisien dan sesuai deadline.
Secara garis besar, Admin Project punya peran dalam membantu menjadwalkan meeting setiap hari atau minggunya, membantu menyiapkan resources yang dibutuhkan dalam proyek, mengumpulkan data proyek, membuat laporan kerja yang ditujukan untuk Project Manager, dan lain sebagainya.
Tugas Admin Project secara umum adalah membantu Project Manager dan tim proyek supaya pelaksanaan proyek kerja mereka bisa berjalan dengan lancar dan efisien.
Beberapa tugas yang biasanya dilakukan oleh Admin Project adalah sebagai berikut:
Dalam membantu pelaksanaan proyek supaya berjalan lancar, Admin Project bertanggung jawab untuk membantu monitoring progress pekerjaan dari masing-masing anggota tim.
Admin Project biasanya membuat jadwal kerja yang memuat jadwal deadline dan update-an terbaru dari progress pekerjaan masing-masing anggota tim. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir adanya bagian pekerjaan yang belum selesai sampai jadwal yang ditentukan.
Nah, apabila Admin Project menemukan adanya kemungkinan besar salah satu bagian pekerjaan itu molor selama monitoring, Admin Project bisa memberikan informasi ini kepada Project Manager supaya ada tindakan untuk mencegah hal itu terjadi.
Satu hal penting selama pengerjaan sebuah proyek kerja adalah dokumentasi. Misalnya, mengambil dokumentasi gambar, formulir, membuat dokumentasi catatan, dan lainnya.
Selain itu, seorang Admin Project juga perlu untuk membuat kategorisasi, menyimpan, dan selalu memperbaharui hasil dokumentasi yang ada.
Budgeting atau pendanaan dalam pelaksanaan sebuah proyek kerja tentunya jadi hal penting nih untuk kesuksesan proyek tersebut. Admin Project punya tanggung jawab atas hal ini, terutama terkait monitoring ketersediaan anggaran dan mengawasi pengeluaran dana.
Meskipun pengalokasian dana dipegang penuh oleh Project Manager, tapi Admin Project punya tanggung jawab untuk memastikan pengalokasian dana tersebut masih sesuai dengan budget yang ada.
Sama seperti profesi Admin lainnya, Admin Project juga bertugas untuk membuat jadwal meeting untuk tim proyek. Apalagi untuk memastikan pengerjaan proyek bisa berjalan lancar, meeting menjadi salah satu hal yang diperlukan untuk memastikan progress pekerjaan masing-masing anggota dapat diketahui oleh sesama anggota tim lainnya. Meeting juga bisa menjadi medium untuk berdiskusi lebih lanjut ketika terdapat issue pada bagian kerja tertentu.
Admin Project bukan hanya bertugas untuk menjadwalkan meeting, tapi juga menjadi notulen untuk mencatat hal-hal yang didiskusikan sekaligus hasil dari meeting tersebut. Nah, notulensi ini pun bisa jadi salah satu bagian dari dokumentasi.
Selain empat tugas di atas, Admin Project juga bertanggung jawab dalam urusan administratif lainnya. Seperti mengumpulkan data yang diperlukan dalam proyek, membuat invoice, melakukan panggilan dengan pihak ketiga, melakukan pembelian supply yang dibutuhkan dalam proyek, dan membuat laporan yang ditujukan untuk Project Manager.
Buat kamu yang tertarik berkarir di bidang project management, terutama sebagai Admin Project ada beberapa kualifikasi dan skill yang perlu kamu miliki lho. Apa saja ya?
Pendidikan
Kualifikasi pertama untuk bisa berkarir sebagai Admin Project adalah kamu perlu memiliki level pendidikan tertentu di beberapa jurusan terkait. Jurusan yang biasanya jadi persyaratan untuk menjadi Admin Project adalah jurusan bisnis, manajemen, administrasi bisnis, dan jurusan lain yang relevan dengan bidang ini.
👉 Baca Juga: 15 Prospek kerja lulusan manajemen yang harus kamu pertimbangkan
Pengalaman
Selain kualifikasi pendidikan, perusahaan juga biasanya mencari kandidat Admin Project yang sudah memiliki pengalaman yang relevan. Nah, buat fresh graduate ataupun mahasiswa yang tertarik menjadi Admin Project, kamu bisa memenuhi kualifikasi ini dengan memiliki pengalaman serupa ataupun mengikuti program internship sebagai Project Management Intern, Project Assistant Intern, dan lainnya.
👉 Baca Juga: Tips lengkap memilih tempat magang yang tepat
Sertifikasi
Kualifikasi tambahan yang bisa jadi nilai plus kamu di mata rekruter adalah adanya sertifikasi di bidang project management yang kamu miliki. Misalnya, Project Management Professional (PMP), Certified Associate in Project Management (CAPM), ataupun sertifikasi project management lainnya yang disediakan gratis oleh Google. Sertifikasi project management dari Google ini sangat bisa dimanfaatkan terutama ketika kamu masih seorang pemula dalam bidang project management.
👉 Baca Juga: 5 Pertanyaan interview admin dan contoh cara menjawabnya
Selain 3 kualifikasi di atas, berikut ini adalah beberapa skill yang umumnya dicari perusahaan ketika mencari kandidat Admin Project:
👉 Baca Juga: Pentingnya Time Management: tips menyeimbangkan kesibukan kuliah dan magang bagi mahasiswa
Dilansir dari Glassdoor, rata-rata gaji yang dimiliki Admin Project adalah berkisar 5 juta tiap bulannya.
Angka gaji yang didapatkan seorang Admin Project tentunya masih tergantung pada kebijakan perusahaan dan wilayah tempat Admin Project itu bekerja.
👉 Baca Juga: Panduan negosiasi gaji untuk fresh graduate
Nah, itu dia informasi lengkap tentang pekerjaan Admin Project. Selalu cek laman Prosple dan dapatkan berbagai informasi lowongan terbaru untuk fresh graduate dan mahasiswa!
Sumber:
Project administrator: 4 roles in the project lifecycle
What Is a Project Administrator? (And How to Become One)
Apply ke berbagai lowongan kerja di bawah ini yuk 🚀